Leitfaden zu kirchlichen IT-Service-Vereinbarungen

Im Auftrag der EKD, 2012

Die Idee, sich über einheitliche Standards für Service-Verträge mit kirchlichen und anderen Dienstleistern zu unterhalten, ist beim Networking anlässlich des EKD-Workshops zur Informationstechnologie am 15. und 16. Juni 2010 zusammen mit den teilnehmenden Vertretern der deutschen Bischofskonferenz und einiger Bistümer entstanden.

Ausgangspunkt war die Diskussion über das Leitthema des Workshops »Kritische Erfolgsfaktoren für IT-Projekte«. In diesem Kontext haben die IT- und Projektverantwortlichen der Landeskirchen und der kirchlichen IT-Dienstleister gemeinsam das Fehlen einheitlicher Standards bei Verträgen beklagt. Da dieser Zustand nicht so bleiben muss, haben sich einige an dem Thema Interessierte zu einer ersten konkreten Bestandsaufnahme im Sommer 2010 in den Räumen der Evangelischen Landeskirche in Hessen-Nassau getroffen und gleich die Weiterarbeit an konkreten Themen vereinbart. Auch hier waren Vertreter der katholischen Kirche beteiligt.

In lediglich vier weiteren Sitzungen wurde nach intensivem Austausch das nun vorliegende Papier verabschiedet. Die Beteiligten wollen damit einen praxisorientierten Leitfaden zum Umgang mit IT-Service-Vereinbarungen in Projekten und für den Regelbetrieb an Interessierte aus dem Bereich der Landeskirchen und Diözesen weitergeben. Sicherlich konnten nicht alle Aspekte bei der inhaltlichen Vertragsgestaltung berücksichtigt werden, auch die juristischen Feinheiten sind im jeweiligen Einzelfall vor Vertragsschließung abzuklären. Für die praktische Arbeit und die Regelung der Verantwortlichkeiten zwischen Kirchen-IT und kirchlichem Dienstleister kann aus dem Papier durchaus Nutzen gezogen werden. Den großen Vorteil sehen wir darin, dass auf dieser Basis erstmals einheitliche Begriffe durchgehend verwendet werden und Strukturierungen vorliegen, die mittelfristig zu Standards führen können, ohne individuelle Ausprägungen zu verhindern. Dabei gehen wir davon aus, dass die Vorgaben zu den Rahmenstrukturen nicht statisch bleiben werden, sondern einer Fortschreibung unterworfen sein werden. Diese Fortschreibung wird durch die Fortführung der Arbeitsgruppe gewährleistet. Hierbei ist die Beteiligung weiterer Teilnehmer stets willkommen.

Bereits im ersten Jahr nach Freigabe des SLA-Leitfadens wird dieser bereits in vielen Bereichen bei Neuverträgen eingesetzt. Er wird dabei u.a. auch für Ausschreibungen verwendet und Rückmeldungen seitens der Kunden und Berater sind durchweg positiv, vorallem wegen des strukturierten Ansatzes. Der SLA-Leitfaden schafft Klarheit und Transparenz zwischen den Beteiligten Partnern. Einzig für kleinere Kunden ist in der Regel ein Aufklärungs- und Erklärungsbedarf erkennbar, da der Leitfaden auf den ersten Blick sehr umfangreich erscheint.

Gliederung des Leitfadens:

Einleitung
Aufbau
Rahmenvereinbarung 
Glossar
Service-Level-Definitionen
Einzelvereinbarungen 
Ausblick 
Anhang/Muster
Rahmenvereinbarung 
Beispiel einer Rahmenvereinbarung
Glossar 
Service-Level-Definitionen 
Einzelvereinbarungen
Standardinhalte einer Einzelvereinbarung
Anlagen zu Servicevereinbarungen 
ASYS-01 - Kommunikation 
ASYS-02 - Softwarelizenzen 
ASYS-03 - Hardware, Infrastruktur 
ASYS-04 - Betrieb bei der Anwendungsumgebung
ASYS-05 - Erzeugung des Outputs
ASYS-06 - Distribution des Outputs